Pour beaucoup d’entre nous, les réunions sont un mal nécessaire. Comme nous avons besoin des ressources de l’équipe ainsi que de son soutien, nous devons avoir des réunions. Et pourtant beaucoup de séances nous paraissent improductives.

Comment peut-on organiser et mener une réunion pour optimiser le travail d’équipe et la productivité ?

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, les réunions efficaces et rapides commencent rarement par plonger directement au cœur du sujet. Ce serait penser que tout le monde a ses capacités de réflexion, d’écoute et de créativité bien en place.

C’est rarement le cas.

Voici des astuces tirées d’une réunion hébdomadaire vivifiante – un cours de Pilates.

1. Définir l’Etat d’Esprit

Conseils DU PILATES

Notre professeur commence tous ses cours de la même manière.

« Respirez. Tenez-vous droit. Ecartez vos pieds en respectant la largeur des hanches. Contractez vos muscles abdominaux. Laissez votre menton tomber vers votre sternum et ressentez l’étirement… »

A chaque fois je suis à la fois prise par un sentiment de surprise et de familiarité.

Surprise parce que j’ai une mauvaise posture, je suis déconnectée de mon corps et ne m’en rend même pas compte !

Ces mots répétés régulièrement préparent à la fois mon esprit et mon corps pour l’étirement et le développement musculaire. Ça prend 10 secondes.

UN ETAT D’ESPRIT POSITIF EN REUNION

Comment préparez-vous les membres de votre équipe pour être harmonisés pendant la réunion ? Façonnez l’attitude que vous recherchez.

 Pour créer du lien :  prenez 10 secondes pour sourire et regarder chaque personne dans les yeux.

Pour affronter un défi lié à la concurrence : mêlez vos doigts et étirer vos bras en les tirant devant vous.

Pour encourager l’écoute : restez silencieux tant que la salle ne s’est pas tue.

2. Faire Travailler vos Muscles Centraux

Conseils DU PILATES

« Resserrez vos abdos. Serrez l’intérieur de vos cuisses… »

IMPLIQUEZ LES MUSCLES CENTRAUX PENDANT LES REUNIONS

Qu’est-ce qui va constituer « un noyau dur » pour vos réunions ? Faites savoir au groupe le muscle intellectuel que vous attendez.

« Mettons nos casquettes de créativité ! »

« Nous avons un programme bien rempli. Que chaque personne qui a quelque chose de nouveau et de pertinent à ajouter s’exprime. »

« Le désaccord est normal. Lorsque nous présentons notre point de vue, tenons-nous aux faits. Il se peut que je demande de prendre un moment pour que chacun puisse écrire ses pensées avant de continuer le débat. »

3. Clarifier les Attentes

CONSEILS DU PILATES

« Sentez l’étirement dans votre bas du dos… » C’est la clé de notre succès : si l’on ne sent que ses jambes, quelque chose ne va pas.

CLARIFIEZ LES ATTENTES AVEC UN ORDRE DU JOUR POUR LA REUNION

Un ordre du jour écrit et partagé aide à garder la réunion sur la bonne voie. C’est un outil communément accepté pour se recadrer.

« La décision que nous devons prendre aujourd’hui est ___________. C’est un point pertinent et nous devons néansmoins continuer à avancer. »

Les indicateurs de temps sur votre agenda ajoutent un autre élément de responsabilité.

« Nous avons passé 15 minutes à débattre de ce problème. Sommes-nous prêts à prendre une décision ou avons-nous besoin de revenir à ce sujet avec des informations supplémentaires ? Si oui, qui va faire quoi ? »

4. Maximiser les Résultats en un Temps Minimum

CONSEILS DU PILATES

« Maintenant, tonifions les triceps. Pour ces pompes, placez vos mains de manière à ce qu’elles soient orientées vers l’avant et gardez vos bras le long de votre corps. »

Les pompes classiques renforcent le haut du corps. Cette position particulière tonifie les triceps. Notre but est d’avoir des bras finement musclés pour porter avec fierté notre garde-robe de l’été. Ces pompes vers l’avant nous amènent à ce résultat plus facilement et plus rapidement.

RESTEZ CONCENTRE

Le mieux est l’ennemi du bien. Evitez les distractions qui génèrent des discussions longues et plus ou moins en lien avec le sujet. Ayez pour but de définir des étapes concrètes pour avancer et assignez une tâche à chacun. C’est ENORME et motivant pour tout le monde.

5. S’Auto-Evaluer

CONSEILS DU PILATES

Entre les exercices, notre professeur de Pilates nous rappelle d’aligner nos corps, de renforcer nos muscles centraux, et où sentir l’étirement.

Oops ! J’ai travaillé ces fessiers il y a 5 minutes et ensuite je me suis focalisée sur le mouvement. Pendant ce court moment, j’oublie de garder ces muscles fessiers contractés !

INVITEZ LE REALIGNEMENT AU COURS DE LA REUNION

De la même manière, il est utile de revenir à la posture, au but et à l’agenda de la réunion pour faire le point.

Pour éviter de prendre quelqu’un au dépourvu, pratiquez l’auto-évaluation.

« Comment est-ce que l’on s’en sort d’un point de vue créativité/respect des délais/respect mutuel ? Que pourrions-nous faire, checun de nous, pour aider à être plus imaginatif/productif/à l’écoute ? Continuons… »

A Lire : Transformer Les Bonnes Intentions en Travail D’Equipe pour un exemple d’auto-évaluation pendant les réunions.

6. Nourrir son Cerveau

CONSEILS DU PILATES

Entre les exercices on se réhydrate avec de l’eau infusée au citron, au gingembre ou au concombre.

SERVEZ DE L’EAU PENDANT LES REUNIONS

Saviez-vous que le cerveau contient 80% d’eau ? Des études montrent que l’hydratation contribue à une meilleure mémoire et à une pensée claire.

Servir de l’eau crée aussi une pause dans la dynamique de la réunion. Essayez d’atténuer la tension entre les participants en offrant un verre d’eau. Ces nanosecondes permettent au cerveau de s’alimenter ET de calmer les émotions ce qui stimulent la capacité à réfléchir et à peser rationnellement différentes alternatives.

L’humble action de servir démontre votre souci des participants. Rechercher un sentiment d’appartenance et d’importance est un besoin humain basique. Un verre d’eau avec un sourire vous permet de connecter de manière individuelle avec une personne, même pendant une réunion avec beaucoup de monde.

7. Instaurer une Habitude de Fin de Réunion

CONSEILS DU PILATES

« Un dernier étirement avant de se quitter. »

ETIREZ LA VALEUR DE LA REUNION AVEC UN MOT POUR RESUMER

« Faisons un tour de table pour que chacun énonce un point à tirer de cette réunion. »

C’est une manière douce et en même temps ferme d’assurer un engagement… pour au moins une chose. La pression des paires encourage même le participant réticent à contribuer. Cela pourrait lui ouvrir les yeux sur le fait que la réunion a eu de la valeur pour ses collègues.

Si ces commentaires de fin ne répondent pas à vos attentes, réfléchissez à comment préparer ou gérer vos prochaines réunions différemment. Passez en revue les points suivants:

  • Qu’est-ce qui a bien marché ?
  • Quels étaient les moments les moins productifs ?
  • A quel point avez-vous réussi à respecter le programme (c’est-à-dire également le respect de la valeur du temps de vos participants) ?

Vous voulez participer à une réunion avec ces conseils mis en pratique ? Contactez-moi pour organiser une conférence pour votre équipe.

Appliquer à La Vie

Ces techniques font des merveilles avec les enfants autour de la table à manger. C’est l’opportunité de mettre les pieds dans le plat et d’impliquer les enfants.

« J’ai remarqué qu’on avait du mal à partir de la maison à l’heure le matin. »

Définir l’état d’esprit – Sourire. Rassurer les enfants que c’est un moment pour trouver des solutions et non pour punir. « Autour de cette table, je ne dirai à personne d’arrêter de traîner des pieds. »

Clarifier les attentes – « Trouvons des idées pour rendre les matins calmes et joyeux. On peut en choisir une de notre liste pour l’essayer cette semaine. »

Inviter l’auto-évaluation – « Oui, ton frère pourrait _______. Mais qu’est-ce que TOI tu pourrais faire ? »

Rester concentré – Quand les enfants se chamaillent, recadrez. « Ahem. A quel moment pincer nous aide à partir à l’heure ? (Pause. Contact visuel. Sourire.) Une autre idée ? »

Terminer en force – « Chacun va dire une phrase pour exprimer ce que vous avez pensé de ce moment ensemble. »

  • « Je me suis senti comme une grande personne.»
  • « Je sais comment aider. »
  • « On a de super idées !»

Cover photo from Unsplash

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